GUÍA PARA TRABAJAR DESDE CASA: EDICIÓN DEL EQUIPO BEAT

El trabajo remoto es parte del DNA de Beat. Desde cooperar con colegas ubicados en todo el mundo y tener equipos distribuidos en Atenas, Ámsterdam y América Latina, hasta tener una política de trabajo desde casa y todas las herramientas apropiadas (Slack, Google Drive, Zoom, etc.) en funcionamiento para todos los empleados. El equipo Beat tiene los conocimientos para trabajar eficientemente a distancia.

Cuando el brote de COVID-19 llegó por primera vez a Europa, Beat fue una de las primeras compañías en el hemisferio occidental en implementar la política de trabajo desde casa, junto con una serie de otras medidas contra el virus. Para nosotros fue fácil activar de inmediato una política existente para la gran mayoría de nuestros empleados y garantizar el buen funcionamiento y la continuidad comercial desde el primer día. Esto, pronto se extendió a todos nuestros equipos en América Latina.

Con la evolución de la crisis pandémica de COVID-19, se les ha pedido a muchos profesionales que reorganicen y evalúen nuevamente sus rutinas. Lo que compartimos a continuación es una Guía de trabajo desde casa, de parte del equipo Beat, con algunos consejos y mejores prácticas con base en nuestra experiencia.

Espacio de trabajo & vida laboral

Hacer el cambio de casa a oficina, significa que necesitarás reorganizar o reconstruir tu rutina diaria. Los desafíos varían para cada persona: desde no contar con espacio para un escritorio adecuado, tener hijos buscando atención, hasta tener que cuidar de las mascotas. Aquí hay algunos consejos de productividad de Beat, para que trabajar desde casa funcione también para ti.

Crea el espacio adecuado para ti

Define tu área o espacio de trabajo

Elige o crea un lugar o habitación en tu casa que lo convierta en un espacio de trabajo cómodo al que “vayas” todos los días. Este ajuste constante ayuda a tu cerebro a asociar ese punto (olores, imágenes y sonidos) con el trabajo realizado. Es igualmente importante determinar las áreas donde no trabajas. Esto ayuda a crear distancia mental y te permite relajarte, a pesar de que tu trabajo está en casa contigo.

 

Un espacio cómodo y tranquilo

Pasarás mucho tiempo en tu nueva ubicación de oficina, así que utiliza la silla que se ajuste a ti y con un respaldo cómodo. Trabajar de forma remota también significa que tendrás muchas reuniones por video, por lo que, nuevamente, es clave encontrar un espacio donde puedas hacerlo de manera silenciosa y confiable.

 

Practica “enfocarte en una página”

Si no tienes un monitor grande o la configuración de pantalla habitual en tu casa, es aún más importante centrarte en una página o pestaña a la vez. Si estás en una videollamada desde tu laptop, minimiza todas las demás pestañas/ventanas o páginas y concéntrate en la conversación. Así como lo harías en una reunión o sala de juntas. Probablemente guardarías tu teléfono o cerrarías tu computadora en una reunión para mantenerte realmente involucrado.

 

Usa tus audífonos

Las videollamadas pueden sonar realmente mal sin audífonos. El uso del audio de la computadora puede generar ruido en tu video, ya que las personas podrán escuchar lo que se proyecta desde tu altavoz/micrófono. Los audífonos y los micrófonos externos limitan el ruido de fondo. Las plataformas de videoconferencia regulan esa voz en “off” y por lo tanto, también facilitan la regla de que una persona hable a la vez.

 

Consejo: Para quienes tienen compañía en casa, ponerse audífonos puede ser su señal de “estoy ocupado”.

Sigue una rutina

Crea una rutina que te lleve al estado de ánimo y mentalidad adecuados. Trabaja a tu propio ritmo. Enfócate en tus actividades de trabajo habituales: agenda tus reuniones, toma descansos programados, establece horas “en la oficina”.

Recuerda también, aprovechar tu tiempo desconectado del trabajo.

Respeta las horas de trabajo

Las personas tienden a trabajar más cuando están en casa porque es más difícil “salir” del trabajo. Establece horarios “en la oficina”. Comunícalo con tu equipo y familiares.

Comunica tu horario y disponibilidad para que las expectativas estén claramente establecidas.

Formas de trabajar e interactuar

El trabajo remoto no es una condición única para todos. Lo que funciona para un equipo podría no funcionar para otros equipos en la misma compañía. Lo que funciona para una compañía podría no funcionar para otra. Los diferentes equipos tienen diferentes necesidades que abordar, dependiendo de su tamaño, oficio, formas de trabajo, industria y muchos más. La regla de oro de Beat, aplicable en todo lo que hacemos, es: ¡uno remoto, todos remotos! Aquí hay algunos consejos más sobre cómo hacemos que esto funcione para nosotros:

Que tu disponibilidad sea transparente

Informa a tu equipo cuando estés ocupado, en una llamada o fuera. Independientemente de las herramientas de comunicación que utilices, asegúrate de mantener actualizado tu estado. De esta manera, definirás las expectativas entre los miembros del equipo y mejora aún más la confianza y la responsabilidad. Ejemplo:



 

Consejo: Define las opciones de estado a nivel de equipo o empresa. Mantenlos consistentes y hazlos divertidos usando emojis.

Comparte tu pantalla

La regla más básica pero también fundamental. Busca el botón “compartir pantalla” en tu plataforma de videollamadas y úsalo para asegurarte de que todos los participantes se centren en lo mismo simultáneamente.

 

Consejo: Si la reunión es recurrente, solicita a diferentes miembros que compartan sus pantallas para mantener a todos interesados ​en el mismo tema.

Utiliza las herramientas adecuadas

Trabajar de forma remota significa que necesitas encontrar las herramientas adecuadas para trabajar, comunicarte y cooperar de manera efectiva. En Beat, aplicamos metodologías ágiles en todos nuestros departamentos, considerando la comunicación efectiva como uno de los factores clave para obtener excelentes resultados.

“Stand up” diarios, estimación y reuniones retrospectivas son algunos de los rituales estándar para los miembros del equipo Beat. Nuestro conjunto de herramientas para garantizar una operación fluida y efectiva entre nuestros miembros, independientemente de su ubicación, incluye:

 

Comunicación interna

 

  • La plataforma “Slack” es nuestro principal medio de comunicación interna.
  • Utilizamos “Zoom” para llamadas largas y cortas.
  • “Discord/Push to talk”: es la forma clásica de comunicación de los videojuegos: una funcionalidad tipo walkie-talkie en la computadora. Un grupo de personas puede compartir un canal y mientras alguien mantiene presionada la “tecla de hablar” en su teclado, otros en el canal pueden escucharlo hablar. De esta manera, te comunicas con alguien como si estuviera sentado a tu lado.
  • También contamos con “Miro” como un muro virtual tipo post-it. Usamos esta función como parte de nuestras reuniones o para transferir la decoración tipo “post-it-office” al mundo virtual para que la disfruten también nuestros integrantes de equipos remotos.

 

Reuniones retrospectivas

 

Quizás el ritual más importante para los equipos de Ingeniería de Beat. Pasamos por una repetición del proyecto, discutimos abiertamente, hacemos un seguimiento de lo que funciona o no. Identificamos nuestras acciones para mejorar. Para que ocurra una reunión de retrospectiva, es esencial que todos los que trabajaron en un proyecto se unan, sin importar la ubicación física. Estas son algunas de las herramientas que utilizamos:

 

  • “Retrium” es una herramienta útil para retrospectiva remota, que proporciona una gama de plantillas listas para usar, fácil transición a cada fase y acceso al historial de retrospectivas anteriores.
  • “FunRetro” es un tablero fácilmente personalizable para ejecutar formatos retro básicos como: pausar, comenzar, continuar o incluso con estados de ánimo.
  • “Mural” es para colaborar visualmente y hacer lluvia de ideas.

 

Sesiones de estimación de sprint

 

Durante nuestras reuniones de planificación de sprint, utilizamos una serie de herramientas para facilitar el proceso de estimación. Todos ellos están en línea, por lo que los equipos que trabajan de forma remota también pueden usarlos y participar igualmente en el proceso. Algunos de estos son:

 

  • “Scrum Poker”, una herramienta gratuita en línea donde puedes configurar fácilmente una sesión de estimación.
  • “Scrumvee”, una herramienta en línea gratuita. Estimaciones de póker de Scrum para equipos ágiles.
  • “Hatjitsu”, es una herramienta gratuita para planificar el póker, una técnica utilizada en las sesiones de estimación.

 

Estas son solo algunas de las herramientas que utilizamos en Beat para facilitar nuestras necesidades y ayudarnos a hacer nuestro trabajo sin problemas, independientemente de la ubicación o zona horaria. Te recomendamos definir tus necesidades y buscar las herramientas más apropiadas para ti y tu equipo.

 

Consejo: Es igual de importante encontrar las herramientas, así como practicarlas. Nunca dejamos de buscar integraciones entre nuestras herramientas, atajos, complementos y nuevas funciones para mejorar constantemente nuestra experiencia y formas de trabajo.

Distribuye la información de forma efectiva y clara

Perder información importante es un riesgo y un desafío común cuando tienes integrantes remotos del equipo de trabajo. A veces es más fácil simplemente voltearse y hablar con la persona sentada cerca de ti que escribir. Pero, ¿qué pasa con los que no están en la sala? Eso podría ser una trampa que causa falta de comunicación, mal funcionamiento interno, sensación de aislamiento y falta de confianza.

La solución es encontrar formas de pasar la información a todos los miembros del equipo a medida que ocurren. ¿Cómo? Aquí hay algunos ejemplos:

 

  • Comunicación escrita y chats: Las herramientas de videollamadas, chat y revisión de códigos deberían convertirse en la forma número uno de compartir información laboral. De esta manera, tratas a todos por igual y les permites revisar la información a su propio ritmo.

 

Consejo: Hacer una llamada rápida o “zoom” te ayudará a mantener el contacto personal, hablar y hacer las cosas rápidamente.

 

  • Comparte los comentarios: Incluso a las personas en la misma habitación. Esto se aplica a cualquier tipo de comentarios, desde documentos simples hasta revisiones de código. Ayuda a todos a seguir el progreso, las actualizaciones y los fundamentos en su propio momento. Imagina a una persona remota mirando una revisión de código abierto y de repente ve cambios que ocurren sin previo aviso o justificación. Esto puede causar desánimo y malentendidos. Para mayor análisis y discusión, el equipo debe convocar una reunión en línea.

 

  • Evita los mensajes directos. Enfócate en el canal del equipo. De esta manera pones a todos en la misma página.

 

  • Siempre comparte una agenda. No convoques a una reunión que permita a los invitados preguntarse de qué se trata. Antes de cualquier reunión, proporciona a los participantes el tiempo y el espacio para prepararse, así como para definir qué resultados se esperan. Esto te ahorrará tiempo y podrán avanzar directamente al tema.
Reuniones vs. Mensajes

Puede ser difícil encontrar el equilibrio correcto entre escribir un mensaje y tener una reunión. Elige correctamente lo que puede ser un mensaje de Slack, un documento compartido o un correo electrónico, y lo que debe discutirse durante una reunión.

Los métodos escritos de comunicación a veces son propensos a malentendidos y causan demoras. Cuando sientas que esto está sucediendo, cambia rápidamente a una videollamada para resolver los problemas.

 

Consejo: Crea un enlace de Zoom que nunca caduque y fíjalo en el canal del equipo. De esta manera, todos saben dónde iniciar sesión si necesitan entrar a una llamada rápida.

Comparte el reconocimiento

En Beat, esto no es algo de una sola ocasión, sino una práctica diaria, abierta a todos. Reconocemos a las personas que hacen un esfuerzo adicional, aportan algo diferente a la mesa y contribuyen al crecimiento y al éxito del equipo a su manera única.

La herramienta de “Kudobox“ puede ayudarte a difundir virtualmente las felicitaciones entre el equipo.

Conoce a tu equipo informalmente

Tómate un tiempo todos los días para enviar mensajes de texto con tu equipo, también personalmente, compartir historias, preguntar cómo están los demás, trabajar juntos.

 

Algunas ideas:

 

  • Inicia sesión en tus Stand Ups diarios 5 minutos antes para ponerte al día con las noticias.
  • Organiza los descansos para el café o el almuerzo con los miembros de tu equipo. ¡No olvides marcarlo en tu calendario!
  • Incluye un descanso después del trabajo y fiestas de cumpleaños en el espacio digital.
  • Crea un espacio de trabajo digital. Establece un momento durante el día en que tu equipo pueda unirse a una videollamada y trabajar juntos. Esto puede aliviar los sentimientos de aislamiento y soledad.
  • Realiza actividades para romper el hielo. Reunirte con tu equipo es vital para mantener buenas relaciones basadas en la confianza mutua y la apertura. Las actividades para romper el hielo no solo refuerzan el vínculo entre los participantes, sino que también ayudan al resto de la conversación a avanzar. Los trabajadores remotos no son una excepción a lo anterior. Hay muchas ideas creativas y divertidas disponibles en línea, como: “Drawasaurus” y “Quiziz”, entre nuestros favoritos.

 

Consejo: Intenta incluir una actividad para romper el hielo al comienzo de todas las grandes reuniones. Cuando alguien habla en los primeros 5 minutos, también es mucho más probable que se abra y hable durante el resto de la reunión.

Retroalimentación

Siempre hay espacio para mejorar. El intercambio de comentarios es la clave para desbloquear este espacio y conquistarlo gradualmente. Algo que solía funcionar no significa necesariamente que todavía esté funcionando o sirviendo a las necesidades actuales.

En Beat, valoramos profundamente los comentarios y la retroalimentación. Esto también se aplica en el trabajo remoto. Pregunta a los miembros de tu equipo su opinión sobre cómo funcionan las cosas, si todavía encuentran valor en los procesos y qué podría mejorarse.

Aprendizaje y Desarrollo

Somos una empresa que apoya el aprendizaje continuo y el crecimiento personal, con el objetivo principal de ser una organización de aprendizaje. No poder asistir físicamente a una capacitación o conferencia no es obstáculo ni excusa para un menor consumo y generación de conocimiento. El aprendizaje móvil es la forma más eficiente y verdaderamente flexible de invertir en tu desarrollo personal y profesional. El espacio digital está lleno de recursos disponibles. Aquí hay algunas recomendaciones:

Ve a talleres, conferencias o cursos

Una cantidad significativa de capacitación y grandes conferencias se han vuelto digitales. Mantén un registro de aquellos que son de tu interés y oficio. Aprovecha el hecho de que ahora puedes asistir sin tener que viajar a la ubicación del evento. Podcasts y charlas de TED pueden ser una herramienta útil para mejorar tu conocimiento. La lista de podcasts favoritos del New York Times puede ayudarte a encontrar algunos buenos, mientras que también tenemos algunas recomendaciones guardadas para ti:

 

Podcasts:

 

 

TED:

 

Ve a librerías

Un buen libro puede ser la mejor fuente de conocimiento, compañero o escape. Aquí hay algunos recursos recomendados para encontrar tus próximos capítulos:

 

  • Openculture.com – 1,000 audiolibros gratis.
  • Planet Ebook: Literatura gratuita para tu dispositivo.
  • Audible Stories: Un nuevo servicio a través del cual la compañía proporcionará audiolibros gratuitos para niños pequeños y adolescentes.
  • Scribd: Lectura gratuita durante 30 días.
  • Libby: Biblioteca gratuita de libros en línea.
Ve al teatro

Como la mayoría de las reuniones públicas en todo el mundo se han suspendido en respuesta a la pandemia de COVID-19, diversos programas anuncian planes de transmisión diariamente.

Insider.com, proporcionó una lista de los 10 mejores espectáculos de Broadway que puedes ver de forma gratuita en línea, mientras estás en casa.

Ve al museo

Aunque viajar al extranjero puede sonar difícil en este momento, aún puedes realizar un recorrido (virtual) en museos famosos de todo el mundo.

“Google Arts & Culture” puede llevarte a algunos de ellos.

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