GUÍA PARA TRABAJAR DESDE CASA
28 ABRIL 2020
El trabajo remoto es parte del ADN de Beat. Desde cooperar con integrantes ubicados en todo el mundo y tener equipos distribuidos en Atenas, Ámsterdam y América Latina, hasta tener una política de trabajo desde casa y todas las herramientas apropiadas (Slack, Google Drive, Zoom, etc.) en funcionamiento para todos los empleados. Por ello, el equipo Beat tiene los conocimientos para trabajar eficientemente a distancia.
Cuando el brote de COVID-19 llegó por primera vez a Europa, Beat fue una de las primeras compañías en el hemisferio occidental en implementar la política de trabajo desde casa, junto con una serie de otras medidas contra el virus. Para nosotros fue fácil activar de inmediato una política existente para la gran mayoría de nuestros empleados y garantizar el buen funcionamiento y la continuidad comercial desde el primer día. Esto, pronto se extendió a todos nuestros equipos en América Latina.
Con la evolución de la crisis pandémica de COVID-19, se les ha pedido a muchos profesionales que reorganicen y evalúen nuevamente sus rutinas. Lo que compartimos a continuación es una Guía de trabajo desde casa, de parte del equipo Beat, con algunos consejos y mejores prácticas con base en nuestra experiencia.
Hacer el cambio de casa a oficina, significa que necesitarás reorganizar o reconstruir tu rutina diaria. Los desafíos varían para cada persona: desde no contar con espacio para un escritorio adecuado, tener hijos buscando atención, hasta tener que cuidar de las mascotas. Aquí hay algunos consejos de productividad de Beat, para que trabajar desde casa funcione también para ti.
Define tu área o espacio de trabajo
Elige o crea un lugar o habitación en tu casa que lo convierta en un espacio de trabajo cómodo al que “vayas” todos los días. Este ajuste constante ayuda a tu cerebro a asociar ese punto (olores, imágenes y sonidos) con el trabajo realizado. Es igualmente importante determinar las áreas donde no trabajas. Esto ayuda a crear distancia mental y te permite relajarte, a pesar de que tu trabajo está en casa contigo.
Un espacio cómodo y tranquilo
Pasarás mucho tiempo en tu nueva ubicación de oficina, así que utiliza la silla que se ajuste a ti y con un respaldo cómodo. Trabajar de forma remota también significa que tendrás muchas reuniones por video, por lo que, nuevamente, es clave encontrar un espacio donde puedas hacerlo de manera silenciosa y confiable.
Practica “enfocarte en una página”
Si no tienes un monitor grande o la configuración de pantalla habitual en tu casa, es aún más importante centrarte en una página o pestaña a la vez. Si estás en una videollamada desde tu laptop, minimiza todas las demás pestañas/ventanas o páginas y concéntrate en la conversación. Así como lo harías en una reunión o sala de juntas. Probablemente guardarías tu teléfono o cerrarías tu computadora en una reunión para mantenerte realmente involucrado.
Usa tus audífonos
Las videollamadas pueden sonar realmente mal sin audífonos. El uso del audio de la computadora puede generar ruido en tu video, ya que las personas podrán escuchar lo que se proyecta desde tu altavoz/micrófono. Los audífonos y los micrófonos externos limitan el ruido de fondo. Las plataformas de videoconferencia regulan esa voz en “off” y por lo tanto, también facilitan la regla de que una persona hable a la vez.
Consejo: Para quienes tienen compañía en casa, ponerse audífonos puede ser su señal de “estoy ocupado”.
Crea una rutina que te lleve al estado de ánimo y mentalidad adecuados. Trabaja a tu propio ritmo. Enfócate en tus actividades de trabajo habituales: agenda tus reuniones, toma descansos programados, establece horas “en la oficina”.
Recuerda también, aprovechar tu tiempo desconectado del trabajo.
Las personas tienden a trabajar más cuando están en casa porque es más difícil “salir” del trabajo. Establece horarios “en la oficina”. Comunícalo con tu equipo y familiares.
Comunica tu horario y disponibilidad para que las expectativas estén claramente establecidas.
El trabajo remoto no es una condición única para todos. Lo que funciona para un equipo podría no funcionar para otros equipos en la misma compañía. Lo que funciona para una compañía podría no funcionar para otra. Los diferentes equipos tienen diferentes necesidades que abordar, dependiendo de su tamaño, oficio, formas de trabajo, industria y muchos más. La regla de oro de Beat, aplicable en todo lo que hacemos, es: ¡uno remoto, todos remotos! Aquí hay algunos consejos más sobre cómo hacemos que esto funcione para nosotros:
Informa a tu equipo cuando estés ocupado, en una llamada o fuera. Independientemente de las herramientas de comunicación que utilices, asegúrate de mantener actualizado tu estado. De esta manera, definirás las expectativas entre los miembros del equipo y mejora aún más la confianza y la responsabilidad. Ejemplo:
Consejo: Define las opciones de estado a nivel de equipo o empresa. Mantenlos consistentes y hazlos divertidos usando emojis.
La regla más básica pero también fundamental. Busca el botón “compartir pantalla” en tu plataforma de videollamadas y úsalo para asegurarte de que todos los participantes se centren en lo mismo simultáneamente.
Consejo: Si la reunión es recurrente, solicita a diferentes miembros que compartan sus pantallas para mantener a todos interesados en el mismo tema.
Trabajar de forma remota significa que necesitas encontrar las herramientas adecuadas para trabajar, comunicarte y cooperar de manera efectiva. En Beat, aplicamos metodologías ágiles en todos nuestros departamentos, considerando la comunicación efectiva como uno de los factores clave para obtener excelentes resultados.
“Stand up” diarios, estimación y reuniones retrospectivas son algunos de los rituales estándar para los miembros del equipo Beat. Nuestro conjunto de herramientas para garantizar una operación fluida y efectiva entre nuestros miembros, independientemente de su ubicación, incluye:
Comunicación interna
Reuniones retrospectivas
Quizás el ritual más importante para los equipos de Ingeniería de Beat. Pasamos por una repetición del proyecto, discutimos abiertamente, hacemos un seguimiento de lo que funciona o no. Identificamos nuestras acciones para mejorar. Para que ocurra una reunión de retrospectiva, es esencial que todos los que trabajaron en un proyecto se unan, sin importar la ubicación física. Estas son algunas de las herramientas que utilizamos:
Sesiones de estimación de sprint
Durante nuestras reuniones de planificación de sprint, utilizamos una serie de herramientas para facilitar el proceso de estimación. Todos ellos están en línea, por lo que los equipos que trabajan de forma remota también pueden usarlos y participar igualmente en el proceso. Algunos de estos son:
Estas son solo algunas de las herramientas que utilizamos en Beat para facilitar nuestras necesidades y ayudarnos a hacer nuestro trabajo sin problemas, independientemente de la ubicación o zona horaria. Te recomendamos definir tus necesidades y buscar las herramientas más apropiadas para ti y tu equipo.
Consejo: Es igual de importante encontrar las herramientas, así como practicarlas. Nunca dejamos de buscar integraciones entre nuestras herramientas, atajos, complementos y nuevas funciones para mejorar constantemente nuestra experiencia y formas de trabajo.
Perder información importante es un riesgo y un desafío común cuando tienes integrantes remotos del equipo de trabajo. A veces es más fácil simplemente voltearse y hablar con la persona sentada cerca de ti, que escribir. Pero, ¿qué pasa con los que no están en la sala? Eso podría ser una trampa que causa falta de comunicación, mal funcionamiento interno, sensación de aislamiento y falta de confianza.
La solución es encontrar formas de pasar la información a todos los miembros del equipo a medida que ocurren. ¿Cómo? Aquí hay algunos ejemplos:
Consejo: Hacer una llamada rápida o “zoom” te ayudará a mantener el contacto personal, hablar y hacer las cosas rápidamente.
Puede ser difícil encontrar el equilibrio correcto entre escribir un mensaje y tener una reunión. Elige correctamente lo que puede ser un mensaje de Slack, un documento compartido o un correo electrónico, y lo que debe discutirse durante una reunión.
Los métodos escritos de comunicación a veces son propensos a malentendidos y causan demoras. Cuando sientas que esto está sucediendo, cambia rápidamente a una videollamada para resolver los problemas.
Consejo: Crea un enlace de Zoom que nunca caduque y fíjalo en el canal del equipo. De esta manera, todos saben dónde iniciar sesión si necesitan entrar a una llamada rápida.
En Beat, esto no es algo de una sola ocasión, sino una práctica diaria, abierta a todos. Reconocemos a las personas que hacen un esfuerzo adicional, aportan algo diferente a la mesa y contribuyen al crecimiento y al éxito del equipo a su manera única.
La herramienta de “Kudobox“ puede ayudarte a difundir virtualmente las felicitaciones entre el equipo.
Tómate un tiempo todos los días para enviar mensajes de texto con tu equipo, también personalmente, compartir historias, preguntar cómo están los demás, trabajar juntos.
Algunas ideas:
Consejo: Intenta incluir una actividad para romper el hielo al comienzo de todas las grandes reuniones. Cuando alguien habla en los primeros 5 minutos, también es mucho más probable que se abra y hable durante el resto de la reunión.
Siempre hay espacio para mejorar. El intercambio de comentarios es la clave para desbloquear este espacio y conquistarlo gradualmente. Algo que solía funcionar no significa necesariamente que todavía esté funcionando o sirviendo a las necesidades actuales.
En Beat, valoramos profundamente los comentarios y la retroalimentación. Esto también se aplica en el trabajo remoto. Pregunta a los miembros de tu equipo su opinión sobre cómo funcionan las cosas, si todavía encuentran valor en los procesos y qué podría mejorarse.
Somos una empresa que apoya el aprendizaje continuo y el crecimiento personal, con el objetivo principal de ser una organización de aprendizaje. No poder asistir físicamente a una capacitación o conferencia no es obstáculo ni excusa para un menor consumo y generación de conocimiento. El aprendizaje móvil es la forma más eficiente y verdaderamente flexible de invertir en tu desarrollo personal y profesional. El espacio digital está lleno de recursos disponibles. Aquí hay algunas recomendaciones:
Una cantidad significativa de capacitación y grandes conferencias se han vuelto digitales. Mantén un registro de aquellos que son de tu interés y oficio. Aproveche el hecho de que ahora puedes asistir sin tener que viajar a la ubicación del evento. Podcasts y charlas de TED pueden ser una herramienta útil para mejorar tu conocimiento. La lista de podcasts favoritos del New York Times puede ayudarte a encontrar algunos buenos, mientras que también tenemos algunas recomendaciones guardadas para ti:
Podcasts:
TED:
Un buen libro puede ser la mejor fuente de conocimiento, compañero o escape. Aquí hay algunos recursos recomendados para encontrar tus próximos capítulos:
Como la mayoría de las reuniones públicas en todo el mundo se han suspendido en respuesta a la pandemia de COVID-19, diversos programas anuncian planes de transmisión diariamente.
Insider.com, proporcionó una lista de los 10 mejores espectáculos de Broadway que puedes ver de forma gratuita en línea, mientras estás en casa.
Aunque viajar al extranjero puede sonar difícil en este momento, aún puedes realizar un recorrido (virtual) en museos famosos de todo el mundo.
“Google Arts & Culture” puede llevarte a algunos de ellos.
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[…] y prevención practicados por todos los empleados de Beat. Se implementó la política de “trabajar desde casa”, todos los viajes de negocio fueron pospuestos y aquellas personas que habían viajado a países […]